Instructivos para Sindicaturas de Empresas Públicas


VIEDMA, 14 de junio de 2002
VISTO

El expediente 567-S-2002 del registro del Tribunal de Cuentas; y

CONSIDERANDO:
Que por el mismo se tramita la elaboración de un Instructivo para Síndicos y miembros de Comisiones Fiscalizadoras de las empresas públicas de la provincia de Río Negro.

Que tal instrumento tiene por finalidad imponer a los mismos de sus obligaciones legales al tiempo de unificar el tipo de información que deben contener los informes que trimestralmente deben presentar al Tribunal de Cuentas.

Que el Tribunal de Cuentas es el órgano estatuído por la ley para el control de las Empresas Públicas.

Que en Acuerdo Plenario nº 07/2002 se resolvió aprobar dicho Instructivo.

Que la presente Resolución se dicta en función de las atribuciones previstas en la Ley 2747.

POR ELLO:

EL TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE RIO NEGRO
R E S U E L V E :

ARTICULO 1º.- Apruébase el Instructivo para los Síndicos y miembros de las Comisiones Fiscalizadoras de las Empresas Públicas de la Provincia de Río Negro que como Anexo forma parte de la presente.

ARTICULO 2º.- Dése a conocer y notifíquese a todos los responsables de su cumplimiento.

ARTICULO 3º.- Regístrese y archívese.

ANTE MI

RESOLUCION “T” Nº 09 /2002
A.G.

 

A N E X O a la Resolución “T” Nº _______09_____/2002

INSTRUCTIVO

DEBERES Y ATRIBUCIONES DEL SINDICO EN LAS EMPRESAS PUBLICAS DE LA PROVINCIA DE RIO NEGRO

El presente Instructivo se ha estructurado sobre la normativa legal vigente: Ley de Sociedades Comerciales (Ley 19.550, sus concordantes y modificatorias); Ley Orgánica del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Río Negro (Ley 2.747, sus normas concordantes y reglamentarias) y las Resoluciones Técnicas emitidas por la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas.

La Sindicatura es una institución de control revestida de derechos y obligaciones que claramente enumera la ley, y es así que quien ejerce tales funciones no asume representación de la Sociedad, sino la propia frente a determinadas obligaciones y al cometido de los administradores.

El Síndico es un funcionario impuesto por Ley, quien lo inviste de poderes indelegables, con carácter de orden público, puede decirse que “es la conciencia contable y la conciencia moral de los administradores de la Sociedad”.

La función esencial del Síndico se limita al denominado “control de legalidad” y este control comprende básicamente controles de legalidad y controles contables.

El control de legalidad significa una actividad de vigilancia sobre el cumplimiento por parte del Directorio de la normativa vigente: Ley, Estatutos Sociales, Reglamentos y decisiones asamblearias. Este control se constriñe en forma permanente a las normas de la Ley de Sociedades Comerciales relacionadas con el funcionamiento de la Sociedad, los Estatutos y Reglamentos sociales. Sin perjuicio de ello y en razón de que además la Ley de Sociedades Comerciales está regida por otras leyes, generales o especiales, y normas de control específicas, el Síndico no puede ignorarlas al menos, en ocasión de su aplicación al caso concreto de la sociedad fiscalizada, y por lo tanto, deberá considerar el impacto que las mismas tengan sobre las decisiones adoptadas por el Directorio.

Los controles contables comprenden aquellos que deben realizarse en forma períodica (al menos cada tres meses), previstos específicamente en la Ley y la auditoría de estados contables correspondientes al cierre del ejercicio económico de la Sociedad.

De acuerdo a la Ley las funciones del Síndico se pueden agrupar en:
a) Las que se refieren al control períodico de los fondos y valores, el cumplimiento de las obligaciones y el examen de los libros de comercio y de la documentación societaria.
b) La de presentación a la Asamblea de Accionistas de un informe fundado sobre la situación económico financiera de la Sociedad, dictaminando sobre la Memoria y los Estados Contables.

La Resolución Técnica Nº 15 de la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas establece las normas aplicables al desarrollo de la actividad de Síndico societario por parte de un Contador Público. En el desarrollo de esta normativa se fija una guía de tareas tendientes a orientar la labor del Síndico que permitan cumplimentar los requerimientos establecidos en la Ley de Sociedades Comerciales, que son agrupadas según su función en recurrentes o circunstanciales.

El art. 95 de la Ley 2.747 determina responsabilidades y deberes de Sindicos o integrantes de comisiones de fiscalización. El citado artículo establece que son responsables “por los perjuicios que sufra el Estado por el mal desempeño de su cargo o función, además de las responsabilidades que determinan las leyes específicas”.

En relación a los deberes determina que “deberán elevar al Tribunal, informes períodicos, por lo menos en forma trimestral, remitiendo copia a los responsables de las empresas mencionadas en el artículo 92 de la citada Ley”.

Asimismo la Resolución Nº 05/94 del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Río Negro, en su artículo 11, inc. II, punto 4 determina las obligaciones de los Síndicos y Miembros de las Comisiones Fiscalizadoras los que “deberán cumplir con las obligaciones que le impone la Ley 19.550, su concordantes y modificatorias, como así también las que surjan de la Constitución de la Provincia de Río Negro, la Ley 2.747, normas concordantes y reglamentarias. Los Síndicos se equipararán a la categoría de funcionario público en cuanto a sus responsabilidades como tales, debiendo cumplimentar los requerimientos que les solicite el Tribunal de Cuentas en su carácter de contralor externo de la actividad del Estado”.

En tal sentido el Tribunal de Cuentas determina para el Síndico societario la guía de tareas que hacen a las funciones recurrentes, y que seguidamente se enumeran:

1- Fiscalizar la administración de la sociedad, a cuyo efecto examinará los libros y documentación siempre que lo juzgue conveniente y, por lo menos, una vez cada 3 meses.

• Verificar que los libros contables en sus aspectos formales cumplan con las disposiciones del Código de Comercio :
• Que el libro Diario, Inventarios y Balances y auxiliares que complementen las registraciones del Diario se encuentren habilitados o registrados, o en su caso, que exista autorización del organismo de control de los listados de hojas móviles emitidos por medios computarizados, o de otros medios de registración.
• Que las operaciones sean registradas cronológicamente y en plazos razonables.
• Que las operaciones registradas puedan ser identificadas claramente (fecha, comprobantes, partidas, etc.)
• Que los inventarios y balances generales transcriptos hayan sido firmados.
• Que exista coincidencia entre el asiento de cierre del Diario, los Estados Contables y las partidas de Inventario.
• Que no tengan defectos y vicios indicados en el art. 54 del Código de Comercio.
• Examinar selectivamente la documentación de operaciones y cotejarlas con los registros contables.
• Cuando exista Comisión Fiscalizadora documentar el resultado de las revisiones trimestrales en el Libro de Actas de la Comisión.


2- Verificar en igual forma y periodicidad las disponibilidades y títulos valores, así como las obligaciones y su cumplimiento, igualmente puede solicitar la confección de balances de comprobación.

• Efectuar arqueos de caja y de títulos valores.
• Revisar conciliaciones bancarias.
• Realizar control formal en cuanto al cumplimiento de las obligaciones mediante análisis selectivo de saldos.
• Analizar las variaciones de significación en las cuentas patrimoniales y de resultados entre las fechas de cada revisión trimestral.
• Identificar aspectos significativos en los informes períodicos de la Gerencia al Directorio sobre la situación y evolución de la Sociedad.
• Informar sobre aspectos de relevancia relativos a contratos importantes que surjan de las reuniones del Directorio. Indicar en el informe los compromisos a largo plazo, su monto y repercuciones patrimoniales y finacieras futuras. Verificar si las contrataciones cumplen en sus aspectos formales con la normativa vigente (Ley, Estatuto y Reglamento de la sociedad) y si las obligaciones emergentes de los mismos han sido adecuadamente registradas.


3- Asistir con voz pero sin voto, a las reuniones del Directorio, del Comité Ejecutivo y de la Asamblea, a todas las cuales debe ser citado.

• Asistir a reuniones de Directorio y Asamblea de Accionistas. Si bien no existe sanción para el caso de que los Síndicos no concurran a las reuniones del Organo de Administración, no obstante lo cual :
a) el Síndico es responsable solidariamente con los Directores por los hechos u omisiones de éstos, cuando el daño verosímilmente no se hubiera producido si hubiera asistido a la reunión en que se tomó la decisión causante del mismo.
b) El Síndico no puede alegar ignorancia de lo decidido por el Directorio, basándose en no haber asistido a la reunión en la que se tomó el acuerdo irregular.
c) El no haber tenido el Síndico injerencia en las decisiones del Organo de administración “no le exime de responsabilidad por no haber controlado al directorio con la extensión impuesta por la Ley de Sociedades Comerciales”.
• Tomar conocimiento de las Actas de las reuniones y verificar en los aspectos formales, el cumplimiento de los requisitos legales, estatutarios y reglamentarios.
• Verificar la transcripción de las Actas al libro rubricado y su firma.
• Verificar que las decisiones tomadas por el Directorio y la Asamblea cumplimenten normas legales, estatutarias y reglamentarias.
• Opinar en las reuniones cuando se le solicite sobre temas de su competencia o cuando a su criterio se traten temas que puedan ser contrarios a la Ley, Estatutos o normas reglamentarias.
• Efectuar seguimiento de las decisiones del Directorio y de la Asamblea que requieran un curso de acción.


4- Controlar la constitución y subsistencia de la garantía de los directores y recabar las medidas necesarias para corregir cualquier irregularidad.

• Constatar la constitución y vigencia de las garantías constituídas por los Directores a favor de la Sociedad.
• Indicar por cada Director: monto, forma y plazo de vencimiento de la garantía.
• Informar al Directorio en caso de incumplimiento.


5- Presentar a la Asamblea Ordinaria un informe escrito y fundado sobre la situación económica y financiera de la Sociedad, dictaminando sobre la Memoria, Inventario, Balance y Estado de Resultados.

• Emitir un informe con opinión sobre la razonabilidad de la información significativa contenida en la información contable de cierre de ejercicio, de acuerdo con las normas contables profesionales y basado en la tarea de auditoría realizada de acuerdo con normas de auditoría vigentes. El dictamen del Síndico es un requisito esencial para la emisión del voto en las Asambleas llamadas a tomar conocimiento de los resultados del ejercicio social y su inexistencia arrastra la nulidad de las mismas por insuficiencia de información o sea por “haberse expedido el accionista sin conocimiento de causa”.
• Informar sobre la Memoria con el siguiente alcance, teniendo en cuenta que no sólo debe ser una relación de hechos, sino de juicios y motivaciones acerca de los hechos acaecidos durante el ejercicio, y que además el Directorio es responsable directo por las afirmaciones hechas en la misma. Y el Síndico sólo tiene que dictaminar sobre su contenido, ya que se trata de apreciaciones subjetivas del órgano de administración, pero que de ninguna manera pueden ser modificadas ni por la Sindicatura ni por la Asamblea.
a) Controlar importes en relación a los estados contables.
b) Verificar la inclusión de la información exigida por el art. 66 de la Ley de Sociedades Comerciales.
c) Cotejar otra información con los papeles de trabajo de la auditoría de estados contables u otra documentación pertinente.
• Dictamen sobre el Inventario: en este caso lo que le interesa al accionista es la veracidad sobre la relación y valor de los bienes que integran el patrimonio de la Sociedad, es decir que los items del Inventario sean reales y que sean razonables los valores asignados a los mismos.
• Dictamen sobre el Balance: Dado que puede definirse como “el instrumento de rendición de cuentas para examinar periódicamente la conducta de los administradores y directores”, de donde resulta que en una Sociedad Anónima, es un documento contable con expresión de cantidad, pero un documento jurídico con expresión de cualidad. La inclusión en el Balance se hace siempre sobre la base de nociones jurídicas y no sólo económicas, porque no hay propiedad económica, el dominio es una noción jurídica. Se considera que el Balance no es una declaración de voluntad sino un reflejo de la contabilidad social.
• Dictamen sobre el Estado de Resultados: el accionista requiere al menos tomar conocimiento de:
a) el producido de las ventas o servicios deducidos su costo.
b) Los gastos ordinarios de administración, comercialización y de financiación.
c) Las ganancias y gastos extraordinarios del ejercicio.
d) Los ajustes por ganancias o gastos de ejercicios anteriores.
? Además deberá completarse con el Estado de Evolución del Patrimonio Neto, donde se incluirán las causas de los cambios producidos durante el ejercicio en cada uno de los rubros integrantes del Patrimonio Neto.


6- Vigilar que los órganos den debido cumplimiento a la Ley, Estatuto, Reglamento y decisiones asamblearias.

• Verificar el cumplimiento de Ley de Sociedades Comerciales, normas que hagan a la esencia de las decisiones del Directorio; disposiciones estatutarias o del contrato social; Resoluciones Asamblearias,etc.
• Verificar las inscripciones legales en el Registro Público de Comercio: aumentos de capital, reformas de estatutos, designación de directores, etc.
• Verificar el cumplimiento de las normas de la Inspección General de Justicia, Comisión Nacional de Valores, o de Organismos de control específico.
• Verificar las participaciones en otras Sociedades.